Datenschutz

Datenschutzerklärung für die OOTB-Apps Stand: 24. Oktober 2026 1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter Out of the Blue KG, Beim neuen Damm 28, 28865 Lilienthal, Deutschland, Telefon +49 (0)4298 93 53 0, E-Mail info@ootb.de. Datenschutzbeauftragter: Louis Schulz, Louis.schulz@ootb.de. Sie können sich auch an dataprotection@ootb.de oder postalisch an unseren Datenschutzbeauftragten unter der vorgenannten Anschrift wenden. 2. Für welche Angebote gelten diese Hinweise? Diese Erklärung betrifft die OOTB-Appübersicht und ihre freigegebenen Anwendungen: Katalog und Auftragserfassung, Reports, Kundenentwicklung, Organisation, Neukundenakquise, Datenaustausch und die zugehörigen Verwaltungsbereiche. Der gesonderte Webshop hat eigene Datenschutzhinweise. Seine dort beschriebenen Werbe-/Analysefunktionen sind nicht allein dadurch Funktionen dieser Apps. 3. Anmeldung, Zugang und persönliche Einstellungen Wir verarbeiten Kontoname, geschäftliche Kontaktdaten, Passwortprüfwerte, Benutzertyp, zugewiesene Berechtigungen und Datenbereiche, Sprache, Anzeigeeinstellungen und Sitzungsinformationen. Zweck sind Bereitstellung, Absicherung und Verwaltung des freigegebenen Zugangs. Die zentralen Anmeldesitzungen gelten normalerweise acht Stunden. Mit „Angemeldet bleiben“ wird ein geschütztes Cookie für bis zu 365 Tage gespeichert und bei Nutzung erneuert. Abmeldung, Kontosperrung oder Passwortänderung beenden den Zugang. Es werden technisch notwendige Sitzungscookies verwendet. Für eine von Ihnen angeforderte Funktion erforderliche Endgerätespeicherung richtet sich nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine gegebenenfalls erforderliche Einwilligung für zusätzliche optionale Zwecke wird davon getrennt eingeholt. Bei direkten Vertragspartnern erfolgt die notwendige Verarbeitung zur Vertragserfüllung oder auf Anfrage vor Vertragsschluss nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei geschäftlichen Ansprechpartnern von Unternehmen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind eine verlässliche Geschäftsabwicklung, Betreuung der zugeordneten Kunden und der Schutz vor unbefugtem Zugriff. Soweit Beschäftigtendaten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, gilt insbesondere § 26 Abs. 1 BDSG. Gesetzlich erforderliche Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Für darüber hinausgehende, einwilligungsbedürftige Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO maßgeblich. 4. Anmeldungen, aktive Nutzung und Sicherheit Berechtigte Administratoren können letzte Anmeldung, Anmeldehäufigkeit, letzte Aktivität und zusammengefasste aktive Nutzungszeiten einsehen. Dies dient der Zugangsverwaltung, der Erkennung ungenutzter Zugänge, dem Support und dem Schutz des Portals. Die eigene Aktivitätsfunktion zählt aktive Nutzung bei sichtbarer Anwendung; sie speichert keine Texteingaben, Nachrichteninhalte oder vollständigen Maus-/Bewegungsverläufe. Technische Serverprotokolle können IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufenen Pfad und Antwortstatus enthalten. Die Verarbeitung zur Betriebssicherheit erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; erforderliche Verarbeitung im Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach der oben genannten Grundlage. 5. Kundenbetreuung, Belege und Organisation Wir verarbeiten geschäftliche Kunden- und Ansprechpartnerdaten, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, zugewiesene Vertreter, Aufträge, Rechnungen, offene Posten und Bestellhistorien. Berechtigte Nutzer können Kontaktnotizen, Wiedervorlagen und Termine erfassen. Zweck sind die Abwicklung der Geschäftsbeziehung und die Planung der Kundenbetreuung. Zugriffe werden anhand von Konto, Appfreigabe und zugeordnetem Datenumfang begrenzt. Rechtsgrundlagen sind je nach Verhältnis Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO sowie gegebenenfalls gesetzliche Pflichten nach lit. c. Kundenentwicklung erzeugt Betreuungsvorschläge aus vorhandenen Angaben, beispielsweise Bestellrhythmus, letztem Bestelldatum und Umsatzentwicklung. Vertreter entscheiden selbst über die Kontaktaufnahme. Diese Vorschläge treffen keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. 6. Interessenten und Datenquellen Kundendaten stammen insbesondere aus der Geschäftsbeziehung, bestehenden Geschäftssystemen und Ihren Angaben. Im Akquisebereich können ausdrücklich freigegebene geschäftliche Interessentenprofile aus einer vorgelagerten Recherche bereitgestellt werden. Zugang zu dieser App bedeutet keinen Zugriff auf den vollständigen Recherchebestand. Soweit personenbezogene Daten nicht direkt bei Ihnen erhoben werden, erhalten Sie die erforderlichen Informationen nach Art. 14 DSGVO, einschließlich der konkreten Quelle und gegebenenfalls öffentlich zugänglicher Quellen, gesondert. Die Ansprache richtet sich zusätzlich nach den dafür geltenden werberechtlichen Regeln. Sie können einer Verwendung Ihrer Daten für Direktwerbung jederzeit widersprechen. Diese Erklärung stellt keine Werbeeinwilligung dar. 7. Offline-Nutzung, Bilder und heruntergeladene Dateien Für angeforderte Offline-Funktionen können freigegebene Report- und Katalogdaten im Browser gespeichert werden. Bei aktivierter entsprechender Einstellung können bereits angesehene Artikelbilder offline gespeichert werden. Auswahlen, Entwürfe und Einstellungen dienen der von Ihnen genutzten Funktion. Browserdaten lassen sich über die Geräte-/Browsereinstellungen entfernen; dadurch können auch lokale Entwürfe verloren gehen. PDF-/Excel-Exporte und an Ihr E-Mail-Programm übergebene Entwürfe liegen außerhalb der App. Eine Kontosperrung löscht solche Dateien nicht automatisch. Verwenden Sie nur ausreichend geschützte Geräte. Bei Verlust informieren Sie uns, damit wir den weiteren Kontozugriff sperren können. Eine solche Sperre ersetzt keine Gerätesperre und entfernt keine bereits vorhandenen Offline-Kopien von einem nicht verbundenen Gerät. 8. Empfänger, Hosting und externe Dienste Zugriff erhalten die zuständigen Beschäftigten, freigegebenen Vertreter und beauftragten Dienstleister im jeweils erforderlichen Umfang. Die AWS-Apps werden auf Amazon Web Services in der Region Frankfurt (eu-central-1) betrieben. IT-Betrieb und Wartung können die Verarbeitung durch entsprechend beauftragte IT-Dienstleister einschließen. Empfänger geschäftlicher Daten können außerdem im Rahmen der Geschäftsabwicklung beauftragte Dienstleister oder bei gesetzlicher Verpflichtung Behörden sein. Ein europäischer Serverstandort schließt mögliche Zugriffe aus Drittländern nicht allein aus. Soweit eine Übermittlung in ein Drittland stattfindet, müssen die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sein, etwa ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien. Auskunft über die für die jeweilige Verarbeitung eingesetzten Empfänger und Garantien sowie eine Kopie der einschlägigen Garantien erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt. Diese Erklärung ersetzt keine dafür nötigen Vereinbarungen mit Dienstleistern. Die Kartenansichten laden Hintergrundkarten von tile.openstreetmap.org (OpenStreetMap Foundation). Beim Laden werden insbesondere Ihre IP-Adresse, technische Verbindungsdaten und die angefragten Kartenausschnitte an diesen Dienst übertragen. Die Darstellung der Kundenmarkierungen erfolgt in der App; der Kachelabruffunktion wird keine Kundenliste übergeben. Zweck ist die von Ihnen aufgerufene Kartenansicht, auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an geografischer Kundenbetreuung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen: https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy. Externe Webseiten öffnen Sie durch Anklicken des jeweiligen Links. Bei Übergabe eines E-Mail-Entwurfs verwendet Ihr Gerät das gewählte E-Mail- Programm; es gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen dieses Dienstes. 9. Bestätigung der Verkaufsbedingungen Für Kundenkonten mit Katalog-/Auftragszugang wird die ausdrückliche Bestätigung der Allgemeinen Verkaufsbedingungen mit Konto, Textversion, Textprüfsumme, Sprache des Dokuments, Sprache der Bestätigungsoberfläche und Zeitpunkt dokumentiert. Die Textversion bleibt nachvollziehbar. Zweck ist die Einbeziehung und der Nachweis der Vertragsbedingungen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Die Bestätigung ist keine Einwilligung in Werbung, Tracking oder diese Datenschutzerklärung. 10. Aufbewahrung und Löschung Für die Portal-Metadaten gelten folgende Fristen: – An- und Abmeldeereignisse: zwölf Monate. – Zusammengefasste aktive Nutzungszeiten: zwölf Monate. – Kurzfristige technische Aktivitätssitzungen: zwei Tage nach letzter Aktivität. – Sicherheitsrelevante Kontoänderungen, Passwortänderungsereignisse und Freigaben zum Öffnen geschützter Dateien: 24 Monate. – Webserver-Zugriffsprotokolle: derzeit 14 tägliche Rotationen zuzüglich der laufenden Protokolldatei. Die Bereinigung der oben genannten Portal-Metadaten erfolgt täglich. Eine im konkreten Fall erforderliche Beweissicherung zu Sicherheitsvorfällen kann länger erforderlich sein; hierfür gelten gesonderte Zweck-/Zugriffsgrenzen. Deaktivierte Konten werden nach 24 Monaten zur Löschprüfung vorgemerkt. Eine Reaktivierung beendet diese Vormerkung. Vor Löschung werden insbesondere noch zuzuordnende Vertragsunterlagen und gesetzliche Nachweispflichten geprüft. AGB-Nachweise werden während der Geschäftsbeziehung und grundsätzlich bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist für darauf bezogene Ansprüche aufbewahrt; deren Beginn richtet sich nach den gesetzlichen Voraussetzungen. Bei laufenden Streitigkeiten oder anderen Aufbewahrungspflichten kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein. Die Löschung dieser Nachweise wird gesondert geprüft und nicht mit kurzfristigen Nutzungsprotokollen vermischt. Geschäftsbelege unterliegen den jeweils anwendbaren handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Kontaktnotizen, Aufgaben und Rechercheprofile werden nach Wegfall ihres Zwecks geprüft und gelöscht, soweit keine berechtigten oder gesetzlichen Aufbewahrungsgründe verbleiben. Eine pauschale automatische Löschung sämtlicher Geschäfts- oder Kundendaten findet durch die Protokoll- bereinigung nicht statt. Offline-Dateien auf Ihrem Gerät verwalten Sie selbst. 11. Ihre Rechte und Beschwerdemöglichkeiten Nach Maßgabe der DSGVO haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne besondere Begründung widersprechen. Wenden Sie sich dazu an Louis.schulz@ootb.de oder dataprotection@ootb.de. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz- aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen: https://lfd.niedersachsen.de/. 12. Erforderliche Angaben und Änderungen Ohne die für die Anmeldung und Berechtigungsprüfung erforderlichen Angaben können wir keinen geschützten Zugang bereitstellen. Optionale Funktionen sind davon zu unterscheiden. Diese Hinweise werden bei Änderungen der Verarbeitung aktualisiert und mit einem neuen Stand versehen. Eine erforderliche zusätzliche Einwilligung wird dadurch nicht ersetzt.