Confidentialité

Notice de confidentialité des applications OOTB Mise à jour : 24 octobre 2026 1. Responsable du traitement et délégué à la protection des données Out of the Blue KG, Beim neuen Damm 28, 28865 Lilienthal, Allemagne, téléphone +49 (0)4298 93 53 0, courriel info@ootb.de. Délégué à la protection des données : Louis Schulz, Louis.schulz@ootb.de. Vous pouvez également contacter dataprotection@ootb.de ou écrire au délégué à l’adresse postale ci-dessus. 2. Services couverts Cette notice concerne l’accueil des applications OOTB et les applications mises à votre disposition : catalogue et saisie des commandes, rapports, développement de la clientèle, organisation, prospection, échange de données et espaces d’administration associés. La boutique en ligne distincte dispose de ses propres informations de confidentialité. Les fonctions publicitaires et d’analyse qui y sont décrites ne font pas, de ce seul fait, partie de ces applications. 3. Connexion, accès et préférences personnelles Nous traitons les noms de compte, coordonnées professionnelles, valeurs de vérification des mots de passe, types d’utilisateurs, droits et périmètres de données attribués, langue, préférences d’affichage et informations de session. Cela permet de fournir, sécuriser et administrer les accès autorisés. Les sessions durent normalement huit heures. Avec « Rester connecté », un cookie protégé est conservé jusqu’à 365 jours et renouvelé lors de l’utilisation. La déconnexion, le blocage du compte ou le changement du mot de passe mettent fin à l’accès. Des cookies de session techniquement nécessaires sont utilisés. Le stockage sur votre appareil nécessaire à une fonction que vous demandez relève de l’article 25, paragraphe 2, point 2 de la loi allemande sur la protection des données des services numériques de télécommunication (TDDDG). Tout consentement requis pour des finalités facultatives supplémentaires est recueilli séparément. Pour les cocontractants directs, les traitements nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à des mesures précontractuelles prises à votre demande reposent sur l’article 6, paragraphe 1, point b du RGPD. Pour les interlocuteurs professionnels au sein d’entreprises, ils reposent sur l’article 6, paragraphe 1, point f. Nos intérêts légitimes sont la fiabilité des opérations commerciales, le suivi des clients attribués et la protection contre les accès non autorisés. Lorsque les données des salariés sont nécessaires à la relation de travail, l’article 26, paragraphe 1 de la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) s’applique notamment. Les traitements imposés par la loi reposent sur l’article 6, paragraphe 1, point c du RGPD ; les autres traitements nécessitant un consentement, sur le point a. 4. Connexions, utilisation active et sécurité Les administrateurs autorisés peuvent consulter la dernière connexion, la fréquence des connexions, la dernière activité et les durées agrégées d’utilisation active. Ces informations servent à gérer les accès, identifier les comptes inutilisés, assurer l’assistance et protéger le portail. La fonction d’activité comptabilise l’utilisation active lorsque l’application est visible ; elle n’enregistre ni les textes saisis, ni le contenu des messages, ni un historique complet des mouvements ou de la souris. Les journaux techniques peuvent contenir des adresses IP, heures, chemins demandés et états des réponses. La sécurité opérationnelle repose sur l’article 6, paragraphe 1, point f du RGPD ; les traitements nécessaires dans le cadre du travail relèvent de la base décrite ci-dessus. 5. Suivi des clients, documents commerciaux et organisation Nous traitons les données des clients professionnels et de leurs interlocuteurs, adresses, numéros de téléphone et courriels, représentants attribués, commandes, factures, postes ouverts et historiques de commandes. Les utilisateurs autorisés peuvent enregistrer des notes de contact, relances et rendez-vous. Ces fonctions soutiennent la relation commerciale et la planification du suivi des clients. L’accès dépend du compte, des autorisations de l’application et du périmètre de données attribué. Selon la relation, les bases légales sont l’article 6, paragraphe 1, point b ou f du RGPD et, le cas échéant, les obligations légales visées au point c. Le développement de la clientèle produit des suggestions à partir des informations existantes, comme la fréquence des commandes, la date de la dernière commande et l’évolution du chiffre d’affaires. Les représentants décident eux-mêmes de contacter ou non les clients et de la manière de le faire. Aucune décision produisant des effets juridiques n’est prise exclusivement de façon automatisée. 6. Prospects et sources Outre les informations que vous fournissez, l’espace de prospection peut contenir des profils de prospects professionnels expressément autorisés, issus de recherches antérieures. L’accès à cette application ne donne pas accès à toute la base de recherche. Lorsque les données personnelles ne sont pas recueillies directement auprès de vous, les informations requises par l’article 14 du RGPD, notamment la source précise et, le cas échéant, les sources accessibles au public, sont fournies séparément. La prise de contact est également soumise aux règles applicables à la publicité. Vous pouvez vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos données à des fins de prospection directe. Cette notice ne constitue pas un consentement publicitaire. 7. Utilisation hors ligne, images et fichiers téléchargés Les fonctions hors ligne demandées peuvent stocker dans votre navigateur les données de rapports et de catalogue autorisées. Si le paramètre correspondant est activé, les images de produits déjà consultées peuvent être conservées hors ligne. Sélections, brouillons et préférences soutiennent la fonction utilisée. Les données du navigateur peuvent être effacées dans les réglages de l’appareil ou du navigateur ; cela peut également supprimer les brouillons locaux. Les exports PDF et Excel et les brouillons transmis à votre messagerie se trouvent en dehors de l’application. Le blocage d’un compte ne supprime pas automatiquement ces fichiers. Utilisez des appareils correctement protégés. En cas de perte, informez-nous pour que nous puissions bloquer les accès ultérieurs au compte. Cela ne remplace pas le verrouillage de l’appareil et ne supprime pas les copies hors ligne existantes sur un appareil non connecté. 8. Destinataires, hébergement et services externes Les salariés compétents, représentants autorisés et prestataires mandatés ont accès aux données dans la mesure nécessaire. Les applications AWS sont hébergées chez Amazon Web Services dans la région de Francfort (eu-central-1). L’exploitation et la maintenance informatiques peuvent impliquer des prestataires informatiques dûment mandatés. Les destinataires de données commerciales peuvent également être des prestataires intervenant dans les opérations commerciales ou des autorités lorsqu’une communication est légalement requise. La localisation d’un serveur en Europe n’exclut pas à elle seule un accès depuis des pays tiers. Tout transfert vers un pays tiers doit respecter les articles 44 et suivants du RGPD, par exemple au moyen d’une décision d’adéquation applicable ou de garanties appropriées. Les informations sur les destinataires et garanties applicables au traitement concerné, ainsi qu’une copie des garanties pertinentes, peuvent être demandées à notre contact chargé de la confidentialité. Cette notice ne remplace pas les contrats nécessaires avec les prestataires. Les cartes chargent des fonds depuis tile.openstreetmap.org (OpenStreetMap Foundation). Ce chargement transmet notamment votre adresse IP, des données techniques de connexion et les zones cartographiques demandées. Les repères clients s’affichent dans l’application ; le service de tuiles ne reçoit pas de liste de clients. La finalité est l’affichage cartographique demandé, fondé sur notre intérêt légitime à organiser géographiquement le suivi des clients, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f du RGPD. Informations : https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy. Vous ouvrez les sites externes en cliquant sur leurs liens. Lors du transfert d’un brouillon de courriel, votre appareil utilise l’application de messagerie sélectionnée ; ses propres informations de confidentialité s’appliquent également. 9. Acceptation des conditions de vente Pour les comptes clients disposant d’un accès au catalogue et aux commandes, l’acceptation explicite des conditions générales de vente est enregistrée avec le compte, la version du texte, son empreinte, la langue du document, la langue de l’interface de confirmation et l’heure. La version du texte reste traçable. La finalité est l’intégration des conditions contractuelles et la preuve de leur acceptation, sur la base de l’article 6, paragraphe 1, points b et f du RGPD. L’acceptation n’est pas un consentement à la publicité, au suivi ou à cette notice. 10. Conservation et suppression Les durées suivantes s’appliquent aux métadonnées du portail : – Événements de connexion et de déconnexion : douze mois. – Durées agrégées d’utilisation active : douze mois. – Sessions techniques d’activité de courte durée : deux jours après la dernière activité. – Modifications de compte liées à la sécurité, événements de changement de mot de passe et autorisations d’ouverture de fichiers protégés : 24 mois. – Journaux d’accès du serveur web : actuellement 14 rotations quotidiennes plus le fichier en cours. Ces métadonnées sont nettoyées quotidiennement. La conservation des preuves d’un incident de sécurité peut nécessiter une durée plus longue dans un cas particulier, avec des restrictions distinctes de finalité et d’accès. Après 24 mois, les comptes désactivés sont signalés pour examen de leur suppression. Leur réactivation met fin à ce signalement. Avant toute suppression, nous vérifions notamment les documents contractuels qui doivent rester attribuables et les obligations légales de preuve. Les preuves d’acceptation des conditions sont conservées pendant la relation commerciale et, en principe, jusqu’à l’expiration du délai ordinaire de prescription des demandes correspondantes ; le point de départ dépend des conditions légales. Des litiges en cours ou d’autres obligations peuvent imposer une durée supérieure. Leur suppression fait l’objet d’un examen distinct et n’est pas liée à la suppression des journaux d’utilisation à court terme. Les documents commerciaux relèvent des durées de conservation commerciales et fiscales applicables. Notes de contact, tâches et profils de recherche sont examinés puis supprimés lorsque leur finalité cesse, sauf motif légitime ou légal de conservation. Le nettoyage des journaux ne supprime pas automatiquement toutes les données commerciales ou clients. Vous gérez vous-même les fichiers hors ligne sur votre appareil. 11. Vos droits et réclamations Dans les conditions du RGPD, vous disposez de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et de portabilité. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment pour l’avenir. Pour un traitement fondé sur l’article 6, paragraphe 1, point f, vous pouvez vous opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière. Vous pouvez vous opposer à la prospection directe à tout moment sans motif particulier. Contactez Louis.schulz@ootb.de ou dataprotection@ootb.de. Vous pouvez également saisir une autorité de contrôle, notamment le Commissaire à la protection des données de Basse-Saxe : https://lfd.niedersachsen.de/. 12. Informations nécessaires et modifications Sans les informations nécessaires à la connexion et au contrôle des droits, nous ne pouvons fournir d’accès protégé. Les fonctions facultatives en sont distinctes. Cette notice est mise à jour et datée lorsque les traitements évoluent. Une mise à jour ne remplace pas un éventuel consentement supplémentaire requis.