Privacy
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Informativa sulla privacy delle app OOTB
Aggiornamento: 24 ottobre 2026
1. Titolare del trattamento e responsabile della protezione dei dati
Out of the Blue KG, Beim neuen Damm 28, 28865 Lilienthal, Germania,
telefono +49 (0)4298 93 53 0, email info@ootb.de.
Responsabile della protezione dei dati: Louis Schulz, Louis.schulz@ootb.de.
È possibile anche contattare dataprotection@ootb.de o scrivere al responsabile all’indirizzo postale sopra indicato.
2. Servizi interessati
Questa informativa riguarda la panoramica delle app OOTB e le applicazioni rese disponibili: catalogo e inserimento ordini, report, sviluppo clienti, organizzazione, acquisizione di nuovi clienti, scambio di dati e relative aree amministrative. Il negozio online separato dispone di una propria informativa. Le attività pubblicitarie e di analisi descritte per il negozio non sono, per questo solo motivo, funzioni di queste app.
3. Accesso, autorizzazioni e impostazioni personali
Trattiamo nomi degli account, contatti professionali, valori di verifica delle password, tipi di utente, autorizzazioni e ambiti di dati assegnati, lingua, preferenze di visualizzazione e informazioni sulle sessioni. Servono a fornire, proteggere e gestire gli accessi autorizzati. Le sessioni durano normalmente otto ore. Con « Resta connesso », un cookie protetto viene conservato fino a 365 giorni e rinnovato durante l’utilizzo. Disconnessione, blocco dell’account o modifica della password terminano l’accesso. Utilizziamo cookie di sessione tecnicamente necessari. La memorizzazione sul dispositivo necessaria per una funzione richiesta dall’utente è disciplinata dall’articolo 25, paragrafo 2, punto 2 della legge tedesca sulla protezione dei dati nei servizi digitali di telecomunicazione (TDDDG). Gli eventuali consensi richiesti per ulteriori finalità facoltative sono raccolti separatamente.
Per le parti contrattuali dirette, il trattamento necessario all’esecuzione del contratto o a misure precontrattuali richieste dall’interessato si basa sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera b del GDPR. Per i contatti professionali presso imprese, la base è la lettera f. I nostri legittimi interessi sono l’affidabilità delle operazioni commerciali, l’assistenza ai clienti assegnati e la protezione da accessi non autorizzati. Quando i dati dei dipendenti sono necessari al rapporto di lavoro, si applica in particolare l’articolo 26, paragrafo 1 della legge federale tedesca sulla protezione dei dati (BDSG). I trattamenti imposti dalla legge si basano sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera c del GDPR; gli ulteriori trattamenti che richiedono consenso, sulla lettera a.
4. Accessi, utilizzo attivo e sicurezza
Gli amministratori autorizzati possono vedere l’ultimo accesso, la frequenza degli accessi, l’ultima attività e i tempi aggregati di utilizzo attivo. Questi dati servono alla gestione degli accessi, all’individuazione di account inutilizzati, all’assistenza e alla sicurezza del portale. La funzione di attività conta l’utilizzo attivo mentre l’app è visibile; non registra testi digitati, contenuti dei messaggi o cronologie complete dei movimenti o del mouse. I log tecnici possono includere indirizzi IP, orari, percorsi richiesti e stati delle risposte. La sicurezza operativa si basa sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera f del GDPR; i trattamenti necessari al rapporto di lavoro si fondano sulla base descritta sopra.
5. Assistenza clienti, documenti commerciali e organizzazione
Trattiamo dati dei clienti professionali e dei loro contatti, indirizzi, telefoni ed email, rappresentanti assegnati, ordini, fatture, partite aperte e cronologie degli ordini. Gli utenti autorizzati possono registrare note di contatto, promemoria e appuntamenti. Queste funzioni sostengono la relazione commerciale e la pianificazione dell’assistenza. Gli accessi sono limitati in base all’account, alle autorizzazioni dell’app e all’ambito di dati assegnato. A seconda del rapporto, le basi giuridiche sono l’articolo 6, paragrafo 1, lettere b o f del GDPR e, quando pertinente, gli obblighi legali della lettera c.
Lo sviluppo clienti genera suggerimenti dai dati esistenti, ad esempio frequenza degli ordini, data dell’ultimo ordine e andamento del fatturato. I rappresentanti decidono autonomamente se e come contattare i clienti. Non vengono adottate decisioni con effetti giuridici esclusivamente tramite elaborazione automatizzata.
6. Potenziali clienti e fonti
Oltre ai dati forniti direttamente, l’area di acquisizione può contenere profili di potenziali clienti professionali espressamente approvati, provenienti da ricerche precedenti. L’accesso a questa app non consente l’accesso all’intera banca dati delle ricerche. Se i dati personali non sono raccolti direttamente presso l’interessato, le informazioni richieste dall’articolo 14 del GDPR, compresa la fonte specifica e, ove pertinente, le fonti pubblicamente accessibili, vengono fornite separatamente. Il contatto con i potenziali clienti è soggetto anche alle norme applicabili alla pubblicità. È possibile opporsi in qualsiasi momento all’uso dei dati per marketing diretto. Questa informativa non costituisce consenso alla pubblicità.
7. Uso offline, immagini e file scaricati
Per le funzioni offline richieste, i dati autorizzati di report e catalogo possono essere memorizzati nel browser. Se l’impostazione corrispondente è attiva, le immagini di prodotti già visualizzate possono essere conservate offline. Selezioni, bozze e impostazioni supportano la funzione utilizzata. I dati del browser possono essere rimossi nelle impostazioni del dispositivo o del browser; ciò può cancellare anche le bozze locali.
Gli export PDF ed Excel e le bozze trasferite all’applicazione di posta elettronica si trovano al di fuori dell’app. Il blocco dell’account non elimina automaticamente questi file. Utilizzare dispositivi adeguatamente protetti. In caso di smarrimento, informarci affinché possiamo bloccare gli accessi successivi all’account. Questo non sostituisce il blocco del dispositivo e non rimuove copie offline già presenti su un dispositivo non connesso.
8. Destinatari, hosting e servizi esterni
Dipendenti competenti, rappresentanti autorizzati e fornitori incaricati accedono ai dati nella misura necessaria. Le app AWS sono ospitate su Amazon Web Services nella regione di Francoforte (eu-central-1). Gestione e manutenzione IT possono comportare trattamenti da parte di fornitori informatici appositamente incaricati. I destinatari dei dati commerciali possono includere anche fornitori coinvolti nelle operazioni commerciali o autorità quando la comunicazione è obbligatoria per legge.
La collocazione europea del server non esclude di per sé possibili accessi da paesi terzi. In caso di trasferimento verso paesi terzi devono essere rispettati gli articoli 44 e seguenti del GDPR, ad esempio tramite una decisione di adeguatezza applicabile o garanzie appropriate. Informazioni sui destinatari e sulle garanzie utilizzate nel trattamento specifico, nonché una copia delle garanzie pertinenti, possono essere richieste al nostro contatto privacy. Questa informativa non sostituisce gli accordi necessari con i fornitori.
Le viste cartografiche caricano le mappe da tile.openstreetmap.org (OpenStreetMap Foundation). Il caricamento trasmette in particolare indirizzo IP, dati tecnici di connessione e aree cartografiche richieste. I punti relativi ai clienti vengono mostrati nell’app; la funzione di caricamento delle mappe non riceve un elenco clienti. La finalità è la vista cartografica richiesta, sulla base del nostro legittimo interesse a organizzare geograficamente l’assistenza clienti ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f del GDPR. Informazioni: https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy.
I siti esterni si aprono facendo clic sul relativo collegamento. Quando viene trasferita una bozza email, il dispositivo utilizza l’applicazione di posta selezionata; si applica anche la sua informativa sulla privacy.
9. Accettazione delle condizioni di vendita
Per gli account clienti con accesso a catalogo e ordini, l’accettazione esplicita delle condizioni generali di vendita viene registrata insieme all’account, alla versione e all’impronta del testo, alla lingua del documento, alla lingua dell’interfaccia di conferma e al momento della conferma. La versione del testo resta tracciabile. Lo scopo è incorporare le condizioni contrattuali e provarne l’accettazione, sulla base dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere b e f del GDPR. L’accettazione non è consenso a pubblicità, tracciamento o alla presente informativa.
10. Conservazione e cancellazione
Per i metadati del portale valgono i seguenti termini:
– Eventi di accesso e disconnessione: dodici mesi.
– Tempi aggregati di utilizzo attivo: dodici mesi.
– Sessioni tecniche di attività di breve durata: due giorni dall’ultima attività.
– Modifiche di account rilevanti per la sicurezza, eventi di cambio password e autorizzazioni all’apertura di file protetti: 24 mesi.
– Log di accesso del server web: attualmente 14 rotazioni giornaliere più il file in uso.
Questi metadati vengono puliti quotidianamente. La conservazione delle prove di un incidente di sicurezza può richiedere un periodo più lungo nel caso concreto, con limitazioni separate di finalità e accesso.
Gli account disattivati sono segnalati dopo 24 mesi per una verifica della cancellazione. La riattivazione interrompe la segnalazione. Prima della cancellazione verifichiamo, in particolare, i documenti contrattuali che devono ancora essere attribuibili e gli obblighi legali di prova. Le prove di accettazione delle condizioni vengono conservate durante il rapporto commerciale e, in linea di principio, fino alla scadenza del termine ordinario di prescrizione delle pretese correlate; l’inizio del termine dipende dalle condizioni previste dalla legge. Controversie in corso o altri obblighi possono richiedere una conservazione più lunga. La cancellazione di tali prove è valutata separatamente e non coincide con quella dei log di utilizzo a breve termine.
I documenti commerciali sono soggetti ai termini di conservazione commerciali e fiscali applicabili. Note di contatto, attività e profili di ricerca sono verificati e cancellati quando la finalità viene meno, salvo motivi legittimi o obblighi legali di conservazione. La pulizia dei log non cancella automaticamente tutti i dati commerciali o dei clienti. I file offline sul dispositivo sono gestiti dall’utente.
11. Diritti e reclami
Alle condizioni del GDPR, spettano i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità. È possibile revocare il consenso in qualsiasi momento con effetto futuro. Per i trattamenti basati sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera f, è possibile opporsi per motivi legati alla propria situazione particolare. L’opposizione al marketing diretto è possibile in qualsiasi momento senza motivazione particolare. Contattare Louis.schulz@ootb.de o dataprotection@ootb.de. È inoltre possibile presentare reclamo a un’autorità di controllo, in particolare al Commissario per la protezione dei dati della Bassa Sassonia: https://lfd.niedersachsen.de/.
12. Informazioni necessarie e modifiche
Senza i dati necessari all’accesso e alla verifica dei diritti non possiamo fornire un accesso protetto. Le funzioni facoltative sono separate. L’informativa viene aggiornata e datata quando cambiano i trattamenti. Un aggiornamento non sostituisce eventuali ulteriori consensi necessari.